高職院校教務(wù)系統(tǒng)哪個好 辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇1

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辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇2

一、背景與意義

文秘是一種綜合性極強(qiáng)，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢，并且對秘書人才素質(zhì)的需求越來越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生專業(yè)知識不扎實(shí)；個人能力水平低，動手實(shí)踐能力不強(qiáng)；綜合素質(zhì)不高，難以勝任機(jī)關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學(xué)生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。

近年來，企業(yè)、機(jī)關(guān)對新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴(yán)峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。

所以文秘專業(yè)的大學(xué)生應(yīng)該要提高自己的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個腳印在激烈競爭的社會占有一席之地。

二、內(nèi)容

文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準(zhǔn)備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、*、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。

從事文秘工作的人的終極目標(biāo)是高級秘書，也就是通常所說的辦公室主任或秘書長、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。

文秘人員應(yīng)該要有多元化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。組織能力，文秘不僅一個職位，更是一個組織者，要為各種會議和活動作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。獲取新知識的能力，文秘人員必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。團(tuán)隊(duì)合作能力，文秘人員要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，要收集信息，要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。

作為文秘人員還應(yīng)該在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)更多的知識和技能。

三、方案

沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個腳印，文秘工作猶如是。

一、初次擇業(yè)崗位

初級文秘――辦公室文員、主管助理

工作任務(wù)：擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會議前籌備、會議中服務(wù)和會議后落實(shí)，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。

職業(yè)技能：

1、擬寫事項(xiàng)性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。

2、對文書進(jìn)行立卷歸檔；

4、按要求發(fā)送會議通知，*會議證件和指示標(biāo)識，預(yù)定會議室，預(yù)定并確認(rèn)會議住宿，確定最終參會人員；

5、按要求接站，完成簽到工作，引導(dǎo)與會人員就座；

6、安排與會人員返程，清退會議文件資料，整理會議室；按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書；

7、確定歸檔范圍

8、按外企的職業(yè)要求著裝，接打*，迎送來訪者，招待來訪者設(shè)計(jì)、填寫接待記錄與*記錄表；

9、安排會議室，安排用車，處理郵件；

10、發(fā)放辦公用品，使用打印機(jī)打印文檔，使用傳真機(jī)收、發(fā)文件并對結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件，碎紙機(jī)銷毀文件；

11、維護(hù)接待室、會議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境，維護(hù)上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境。

要有良好的組織、溝通能力，流利的英語聽說讀寫能力，熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學(xué)課堂上聽說讀寫的專業(yè)訓(xùn)練和實(shí)際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點(diǎn)：

1、取得CET4、6級證書，作為文秘專業(yè)的學(xué)生不僅要掌握文秘專業(yè)的技能還要在此基礎(chǔ)要學(xué)習(xí)英語。因?yàn)殡S著國際化，機(jī)關(guān)企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語，會應(yīng)用英語成為文秘專業(yè)的一項(xiàng)技能要求，會英語、懂英語、會用英語，取得CET4、6級證書會成為文員的閃光點(diǎn)。

2、取得計(jì)算機(jī)辦公軟件中級證書；多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽說讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閱讀，多看書，并且多看應(yīng)用文寫作的書，這對文員的工作很有幫助。

3、熟悉地圖和交通，作為文員會經(jīng)常有需要的采*、預(yù)定、接送，熟悉路線和交通會很有用處。

4、多參加機(jī)關(guān)企業(yè)組織的各種活動，讓自己在實(shí)踐中學(xué)習(xí)到為人處世的知識和經(jīng)驗(yàn)。

5、與周圍同事搞好關(guān)系，會讓工作事半功倍。

二、再次擇業(yè)崗位

中級文秘――經(jīng)理助理、秘書

工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、文檔管理、會議前籌備、會議中服務(wù)和會議后落實(shí)、辦公室日常事務(wù)管理、辦公環(huán)境管理、商務(wù)活動實(shí)施、信息管理。

職業(yè)技能：

1、擬寫會議紀(jì)要、意見、合同、可行性研究報告；

2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式；

3、擬訂會議策劃方案，審核會議的籌備方案，組織與培訓(xùn)會議工作人員；

4、主持會議，督查會議決議的落實(shí)；

5、管理團(tuán)隊(duì)，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調(diào)研方案并組織實(shí)施；

6、實(shí)施并監(jiān)管組織的安全運(yùn)營，評估辦公環(huán)境管理狀況

7、安排參觀活動、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動、商務(wù)談判、招商活動；

8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。

中級秘書，作為機(jī)關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有單單的專業(yè)技能是不能勝任的，在這個階段也恰恰是作為文秘人員的發(fā)張階段。知識，以及各方素養(yǎng)也應(yīng)該增長。作為中級秘書是為上級分擔(dān)工作的，除了秘書必須具備的聽說讀寫能力外，還要學(xué)習(xí)和增長一下幾方面的知識和能力：

1、應(yīng)變能力的提升，作為中級秘書，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定機(jī)動性和靈活性。

2、了解和學(xué)習(xí)人力資源知識，對人力資源知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，會成為讓你在秘書的發(fā)展過程中有很大幫助。

3、提升中英文口語、閱讀和寫作能力，每天讀記單詞，朗讀文章，多寫作，多看書，會保持這項(xiàng)能力，而這項(xiàng)能力的保持和提升，會讓你在秘書這條路上走得更加順暢。

4、提高組織、協(xié)調(diào)、溝通、領(lǐng)導(dǎo)能力及出色的人際交往和社會活動能力以及敏銳的洞察力，判斷與決策能力，以及計(jì)劃和執(zhí)行能力，多參加公共活動，多與人交流，提高這些能力。

5、學(xué)習(xí)公共管理的知識或者人力資源的知識等。

6、了解和學(xué)習(xí)金融、經(jīng)濟(jì)方面的知識，會讓以后的路走得更加順暢。

三、終極目標(biāo)崗位

高級文秘――辦公室主任、企業(yè)總裁秘書

工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、收文、發(fā)文處理、文檔管理、會議前籌備、會議中服務(wù)和會議后落實(shí)、辦公室日常接待、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品與設(shè)備的使用和管理、辦公環(huán)境管理、信息管理 。

職業(yè)技能：

1、擬寫通告、通報、決定、請批、批答函、總結(jié)、述職報告，制定計(jì)劃；

2、審核文書，擬辦文書，承辦文書，催辦、注辦文書；

3、提供并利用檔案，編寫檔案參考材料，管理電子檔案；

4、擬訂各種會議的籌備方案，督查會務(wù)的籌備情況，審核會議文件，與上司溝通會議的有關(guān)事宜，擬訂會議的應(yīng)急方案；

5、提示會議按計(jì)劃進(jìn)行，監(jiān)督會議經(jīng)費(fèi)的使用，處理會中突發(fā)事件

6、對會議進(jìn)行總結(jié)，評估會議工作

7、安排涉外禮賓次序，涉外迎送儀式，涉外會見會談和拜訪，涉外宴請，選擇饋贈禮品；

8、提出改進(jìn)辦公流程的建議，處理突發(fā)事件的預(yù)防及應(yīng)對措施，督促檢查各項(xiàng)事務(wù)的完成情況，制定工作計(jì)劃，確定承辦期限，進(jìn)行工作評估

9、制定辦公用品和辦公設(shè)備的采購程序，提出采購辦公用品和辦公設(shè)備的預(yù)算方案，調(diào)配辦公資源；

10、選擇辦公模式，提出辦公室布局方案；

11、加工、編寫信息材料，提供并利用信息，反饋信息。

高級秘書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級，要有從事文秘工作4―5年的工作經(jīng)歷，要擁有溝通能力，執(zhí)行力，公關(guān)能力，應(yīng)變能力，判斷力，創(chuàng)新力，領(lǐng)導(dǎo)力，決策力等一般能力，和初級、中級秘書的各類技能和學(xué)識以外，還要學(xué)習(xí)和擁有以下幾點(diǎn)：

1、學(xué)習(xí)和取得工商管理、企業(yè)管理、行政管理、企業(yè)管理或者行政管專業(yè)的知識和本科畢業(yè)證，這要成分利用個人的剩余時間進(jìn)行學(xué)習(xí)和考試。

2、學(xué)習(xí)法律相關(guān)的知識，例如法律與金融有關(guān)方面的知識；

3、熟悉和了解行業(yè)的相關(guān)信息；經(jīng)常閱讀期刊，周刊和報紙；

4、熟練的使用一門外語；

總結(jié)

沒有人天生就是做某個行業(yè)的天才，也不是人人都從事同一行業(yè)。在提高理論知識和動手能力，完善自我，升華自我的過程中，隨著社會的日益進(jìn)步，不斷汲取知識，才確定自己要做的職業(yè)。從事文秘的人員須不斷調(diào)整自身結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)社會的變化和發(fā)展，只有當(dāng)自己心理素質(zhì)日益成熟、完善，有德、有才、有識時，才能成為一名優(yōu)秀的文秘人員。

四、指導(dǎo)教師評語

該生在設(shè)計(jì)期間積極與老師聯(lián)系溝通，認(rèn)真了解設(shè)計(jì)要求并按時按量完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)。選題具有社會價值及實(shí)踐意義，設(shè)計(jì)方案合理，格式規(guī)范，準(zhǔn)予通過。

辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇1

（一）自我分析

1、優(yōu)勢

（1）有較強(qiáng)的形象思維能力，善于用文字表達(dá)個人的思想和感情，對于文學(xué)寫作比較精通。在學(xué)習(xí)上，刻苦認(rèn)真，有鉆勁，學(xué)習(xí)習(xí)慣良好。

（2）性格較溫和，比較容易與人相處，心胸開闊，大度，對待生活學(xué)習(xí)積極樂觀。向往自己美好的理想，有堅(jiān)定的信念，并為之付出不懈的努力。

（3）氣質(zhì)類型屬于粘液質(zhì)，安靜、穩(wěn)重，善于克制自己，能較有條理性地處理各種事情，具有從容不迫而又嚴(yán)肅認(rèn)真的品格。

（4）待人接物的能力較強(qiáng)，應(yīng)變能力和動手能力也較強(qiáng)。喜歡細(xì)心觀察周邊事物的變化，注重自己對一些事物和現(xiàn)象的感悟和體認(rèn)。

（5）學(xué)校比較重視文秘這個專業(yè)，重視學(xué)生的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加大培養(yǎng)力度。積極調(diào)配相關(guān)的學(xué)習(xí)資源，展開一系列相關(guān)的活動，開設(shè)了相關(guān)的課程，為我們提供較好的學(xué)習(xí)和鍛煉環(huán)境。

2、劣勢

（1）長期生活在較封閉的學(xué)校，缺乏相應(yīng)的社會經(jīng)驗(yàn)和工作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)踐能力較弱，不了解當(dāng)今社會的經(jīng)濟(jì)形勢。

（2）在學(xué)習(xí)上，對知識的追求較被動，缺乏表現(xiàn)自我的勇氣和信心，只注重寫的能力而忽視了說講的能力，口才不好，演講能力不高。

（3）不是很積極參加可以鍛煉自己能力的各種活動，對于上臺展現(xiàn)自我風(fēng)采有一種懼怕感。在這方面走不出自我，不能超越自我。

（4）現(xiàn)今競爭日益激烈，對秘書專業(yè)人員的能力要求不斷提高，秘書需要發(fā)展各個方面的才能，文秘人員的綜合素質(zhì)被提出了較高的要求。文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識。

（二）專業(yè)認(rèn)識

專業(yè)方向：，文秘

文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在輔助各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀(jì)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展十大需求專業(yè)之一。

對于文秘專業(yè)，有的人或許對“秘書”這個詞有些偏見，但在我心中，秘書是一個成長得最快的職業(yè)，并且他可以在領(lǐng)導(dǎo)身邊學(xué)到很多為人處事的經(jīng)驗(yàn)，避免自己在生活中多走一些彎路！在提升自己的內(nèi)涵方面也起到一定的作用！它可以作為終生職業(yè)，可以成為晉級的階梯，可以成為創(chuàng)業(yè)的起點(diǎn)！不論哪個職業(yè)只要自己抱著積極的態(tài)度去做，讓它成為自己成功的基石，我相信我就可以在那一行干出成績！

就業(yè)方向：主要到各大工商企業(yè)、行政事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)管理部門、從事文秘寫作、辦公室管理和公關(guān)策劃、設(shè)計(jì)、組織等實(shí)務(wù)管理工作。

（三）職業(yè)生涯目標(biāo)

（1）短期目標(biāo)（一年左右）

在文員、行政助理等初級秘書崗位上，熟悉本組織系統(tǒng)基本情況，包括辦事程序、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。踏實(shí)努力，建立基本的人際關(guān)系，同時繼續(xù)提高各方面的能力，全面提高綜合素質(zhì)，為以后的目標(biāo)打好基礎(chǔ)。

（2）中期目標(biāo)（三至五年）

努力晉升為辦公部門業(yè)務(wù)主管或成為辦公部門公認(rèn)的業(yè)務(wù)骨干，能很好的與下屬交流，并打成一片，在工作思路、工作方法方面能與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，具有解決實(shí)際問題的能力與技巧。

（四）職業(yè)生涯計(jì)劃

目前，文秘人員的就業(yè)渠道已經(jīng)由原來的面向行政事業(yè)單位為主轉(zhuǎn)向企業(yè)單位，尤其是正在成長發(fā)展的各類中小型企業(yè)單位。這類企業(yè)規(guī)模相對較小，工作分工細(xì)化程度不高，因而對文秘人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識；不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強(qiáng)的社會活動能力。他們既要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“門面”、當(dāng)“窗口”，搞接待、公關(guān)，還要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策、輔助決策。

1、專業(yè)技能培養(yǎng)計(jì)劃

秘書職業(yè)資格證，普通話二級甲等，英語六級，計(jì)算機(jī)二級，熟練地掌握WORD、EXCEL、PPT等辦公室事務(wù)處理軟件。 掌握秘書最基本的職業(yè)技能。

2、素質(zhì)拓展計(jì)劃

多參加與自己專業(yè)方向相關(guān)的社團(tuán)與課外活動，合理的協(xié)調(diào)、支配、管理自己的時間。

3、多參加社會實(shí)踐活動

積極培養(yǎng)自身的社會實(shí)踐能力、人際交往能力。

4、多閱讀文學(xué)類、哲學(xué)類、經(jīng)濟(jì)類的書籍

擴(kuò)展知識面，提高自身的修養(yǎng)，不斷提升自身素質(zhì)。

（五）自我監(jiān)控

在生活中，學(xué)習(xí)中，有些時候我們總是不能夠堅(jiān)定信念，受其他一些因素的影響，可在那人的一生中，只有自己才是管理好自己的最佳者，對于做的好的地方，我們要繼續(xù)保持，也要鼓勵自己做得更好。對于做的不好的地方，要敢于承認(rèn)，改正，要朋友、家人監(jiān)督自己，與同學(xué)之間相互監(jiān)督。

計(jì)劃固然好，但更重要的，在于其具體實(shí)踐并取得成效。任何目標(biāo)，只說不做到頭來都會是一場空。然而，現(xiàn)實(shí)是未知多變的，定出的目標(biāo)計(jì)劃隨時都可能遭遇問題，要求有清醒的頭腦。其實(shí)，每個人心中都有一座山峰，雕刻著理想、信念、追求、抱負(fù)；每個人心中都有一片森林，承載著收獲、芬芳、失意、磨礪。一個人，若要獲得成功，必須拿出勇氣，付出努力、拼搏、奮斗。成功，不相信眼淚；成功，不相信頹廢；成功不相信幻影，未來，要靠自己去打拼。 根據(jù)自己的能力給自己定位，不強(qiáng)迫自己，要快樂地學(xué)習(xí)，也要快樂的生活，保持平穩(wěn)和正常的心態(tài)，按照目標(biāo)和理想有條不紊，循序漸進(jìn)地努力。

辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇3

1、引言

高職院校中的管理工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性。由于高職院校的西部秘書是高職院校系部各項(xiàng)工作的主要工作人員，并且是院校教務(wù)處和系部之間、系部主任和老師之間、老師和學(xué)生之間溝通教學(xué)工作的橋梁，是高職院校系部主任工作上的主要助手，是傳遞信息、反饋信息的重要通道，是整個教學(xué)工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，系部秘書在高職院校教學(xué)工作中起到下傳命令、傳遞和反饋信息、協(xié)調(diào)工作等的作用。因此，高職院校系部秘書應(yīng)該具備教學(xué)教育方法、掌握專門知識、有工作執(zhí)行力等多種能力。高職院校系部的秘書應(yīng)該是素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、人員穩(wěn)定的一支隊(duì)伍，這樣可以有效的提高高職院校的管理水平、教學(xué)工作的質(zhì)量。

2、高職院校系部秘書在工作中存在的問題

根據(jù)調(diào)查近幾年各高職院校系部秘書的工作，我們可以發(fā)現(xiàn)目前很多高職院校系部秘書在工作中都存在著一定程度上的問題，比如說系部秘書本身的專業(yè)知識能力不夠、工作執(zhí)行力不夠強(qiáng)等多種問題，下面我們將從幾個方面大概分析一下目前各高職院校系部秘書在教學(xué)工作中所存在的問題：

2.1高職院校對系部秘書的重視程度不夠

（1）目前我國大多數(shù)高職院校都比較重視教學(xué)工作，然而看輕管理工作。高職院校在發(fā)展期間，一般都過于重視教學(xué)工作的地位，系部的其他工作都是為了服務(wù)教學(xué)工作的'開展。在高職院校的高層看來，系部秘書的作用只是跑跑腿，因此給系部秘書安排的工作僅僅是按照計(jì)劃安排各班的課程表、安排考試時間地點(diǎn)、跑跑腿送達(dá)文件或者是傳遞命令。還有很多高職院校管理層認(rèn)為這些簡單并且機(jī)械化的工作，并不需要過高的專業(yè)知識水平和專業(yè)技能，任何人都可以勝任，因此不重視對系部秘書的挑選工作。然而，整個高職院校的人才培養(yǎng)方案、專業(yè)課程體系的建立、師資力量的培養(yǎng)甚至是教學(xué)改革都需要系部秘書的參與。由于高職院校管理者對系部秘書理解方面的偏差，導(dǎo)致系部秘書的工作效果不高，不能為整個高職院校帶來更好的利益。

（2）除了重視教學(xué)工作之外，我國很多高職院校都比較重視使用過程，并不重視培養(yǎng)過程。我國很多高職院校對系部秘書并沒有培訓(xùn)，然而要求系部秘書完成很多工作。高職院校在教學(xué)管理工作上，對系部秘書的職位責(zé)任和工作的內(nèi)容有著詳細(xì)的要求，并且要求系部秘書根據(jù)院校工作的需求高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作。在對系部秘書這么多工作要求下，高職院校應(yīng)該對系部秘書進(jìn)行工作上的培訓(xùn)。

2.2系部秘書自身能力的不足

由于很多高職院校對系部秘書工作的不重視心理，系部秘書本身也會產(chǎn)生消極的思想。有些高職院校系部秘書對管理工作并不上心，缺乏工作責(zé)任心，缺乏對自己職業(yè)的尊重和愛護(hù)精神，還缺乏對工作的積極性。他們?nèi)狈ぷ鳠崆?，在管理工作上被動地接受工作任?wù)，敷衍的完成上級或領(lǐng)導(dǎo)的指示，工作效率過低，對能推掉的工作就推掉。長期這樣，他們也不注重提升自己的專業(yè)知識水平、專業(yè)技能等，全靠以往的經(jīng)驗(yàn)來完成當(dāng)前的工作，循序守舊，每天都機(jī)械的完成自己的工作任務(wù)。他們一天一天的懶散下去，完全喪失了對工作的熱情，缺乏創(chuàng)新意識，缺乏對工作的探索意識。再加上一些系部秘書自身的素質(zhì)并不高，溝通能力低，服務(wù)意識也不高，并不利于整個高職院校管理工作的開展。

2.3工作繁雜，缺乏吸引力

高職院校系部管理秘書這一工作的工作性質(zhì)和崗位職責(zé)，要求系部秘書在自己的整個工作過程中不斷的提升自己的專業(yè)知識水平和專業(yè)技能、不斷學(xué)習(xí)提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。高職院校系部秘書的工作主要是按照院校的計(jì)劃安排整個院校的教學(xué)工作、管理教學(xué)檔案、管理學(xué)生的教材、管理院校的考試時間地點(diǎn)等事務(wù)性的工作，系部秘書還要協(xié)調(diào)院校之間各種的關(guān)系、處理多種突發(fā)事件以及撰寫各種資料數(shù)據(jù)等為了保證高職院校系部教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行。為了整個高職院校教育管理工作的正常進(jìn)行，系部秘書往往面臨著繁重的工作任務(wù)、復(fù)雜的工作內(nèi)容，系部教學(xué)秘書在整個工作中，應(yīng)該時刻保持清醒的頭腦，保持充沛的體力，保持高度的工作熱情，在自身專業(yè)技能的基礎(chǔ)之上開展自己的工作。這樣繁忙的工作任務(wù)、復(fù)雜的工作內(nèi)容、再加上領(lǐng)導(dǎo)同事關(guān)系之間的不愉快，系部秘書在工作之中，肯定會產(chǎn)生一種消極的思想情緒，厭倦自己的工作，慢慢喪失了對工作的積極熱情，從而導(dǎo)致工作效率的大幅度降低，導(dǎo)致整個高職院校管理工作不能順利正常進(jìn)行下去。

3、高職院校系部秘書的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑

高職院校系部秘書在整個院校管理工作中，從寫文件到下達(dá)命令、從整理文件到整理檔案、從溝通各階層關(guān)系到對外管理，有一點(diǎn)一滴的小事也有大的財(cái)務(wù)管理等重要的事，任何一件事情都容不得一點(diǎn)馬虎。目前高職院校系部秘書所存在的一些問題，我們應(yīng)該想辦法解決，因此要制定系部秘書的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑。

長久以來，高職院校管理層人們對系部秘書這一職位的認(rèn)識并不周全，他們認(rèn)為系部秘書的工作只是簡單的每天重復(fù)一樣的工作。然而，當(dāng)今社會系部秘書的工作是一個具有行政管理和教學(xué)管理性質(zhì)的工作。系部秘書在工作中需要在基本教學(xué)規(guī)律的基礎(chǔ)之上，靈活的運(yùn)用管理理論知識，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉獻(xiàn)精神。系部秘書雖然在高職院校中是一個并不起眼的小人物，但是他們的作用確實(shí)十分重要的。

3.3建立定期考評制度

為了鼓勵系部秘書在日常不斷學(xué)習(xí)，提升自己專業(yè)知識技能，高職院?？梢越⒖冃Э荚u的制度。也就是指高職院?？梢圆扇∫欢ǖ目己朔椒?，對系部秘書的工作情況、工作態(tài)度等進(jìn)行一定的評價，并且記錄成績。進(jìn)行績效考評的主要目的是觀察系部秘書的日常工作，從而提高系部秘書的日常學(xué)習(xí)能力。根據(jù)系部秘書在考評中的表現(xiàn)，可以適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行獎勵或懲罰。對于在考評中表現(xiàn)不好的系部秘書，指出他存在的問題，并且提出改進(jìn)的方法。對系部秘書的定期考評，還有利于高職院校系部對人才方面的調(diào)整工作的進(jìn)行。對于在考評中表現(xiàn)良好的系部秘書，應(yīng)該適當(dāng)?shù)莫剟?，這樣才能積極的鼓勵系部秘書在日后的工作中，更加努力。不同高職院?？梢愿鶕?jù)自己院校的系部秘書的職位性質(zhì)，來完善各自的考評制度?？荚u制度的建立和完善，對整個高職院校管理工作的順利進(jìn)行有著十分重要的作用。

4、總結(jié)

系部在整個高職院校中起到至關(guān)重要的作用，而系部秘書則是系部管理工作的基層工作人員?？偟膩碚f，要想更好的提升高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，首先應(yīng)該選用一批有著豐富的專業(yè)知識、很強(qiáng)工作執(zhí)行力、綜合素質(zhì)很高的系部秘書。